Разумнее будет использовать специальное ПО, чтобы не нагружать сотрудников ненужными задачами. К примеру, мониторинг приложений точно может осуществляться этим сервисом http://gmonit.ru/ . Рекомендую Вам выделить время, и ознакомиться с его возможностями. Если вкратце, он не только оповещения о неполадках рассылает, но ещё и помогает с их оперативным устранением.