Я в общих чертах понимаю что надо делать для того чтобы концерт провести, но все равно будет возникать много мелких ситуаций. Как можно учесть все сразу, чтобы проблем было минимум?

Тут только опыт может помочь вам решить все возникающие проблемы. Причем не только свой опыт можно использовать, но и чужой. К примерку, можете вот тут прочесть статью о том как подготовить концерт https://qtickets.ru/blog/kak-organizovyvat-koncerty-artistov
-chtoby-stabilno-zarabatyvat-opyt-organizatorov . Я уверен, что эта информация вам очень пригодиться.

Так вы и не сможете все сразу учесть, это просто невозможно. Так или иначе придется разбираться с так называемыми форм мажорными ситуациями, они точно возникнут.